Your browser (Internet Explorer 7 or lower) is out of date. It has known security flaws and may not display all features of this and other websites. Learn how to update your browser.

X
  • Wat doet ChangeOnHeels

  • Wie ben ik?

    More

  • Lees hier mijn cv

    More

"Live out of your imagination not your history"

Stephen Covey

Communiceren op niveau

In de verschillende organisaties die ik in de afgelopen jaren van binnen heb gezien valt het mij op dat communicatie bijna altijd een uitvoerende rol krijgt toebedeeld. Volgens mij een gemiste kans, want door het strategisch inzetten van communicatie kunnen veel vragen en problemen in projecten worden voorkomen.

Als communicatiemedewerker binnen de lijn of project krijg je regelmatig de vraag ‘even iets te communice

ren’. Vaak gaat het om nieuw beleid of ontwikkelingen binnen een project of over de status van een bepaald issue wat er speelt. De ontwikkeling is op het punt van communiceren aangekomen wanneer er iets veranderd voor een eindgebruiker binnen de organisatie of wanneer diegene ‘iets moet doen’. De communicatiemedewerker krijgt een reeks e-mails en mag op basis daarvan een ‘leuk’ stukje produceren wat de eindgebruiker tot actie aanzet.

Meer vragen dan antwoorden
Bij die e-mails gaat het vaak al mis. Zonder inhoudelijke kennis van het product of de dienst een adequaat stuk leveren is een kunst op zich. Maar vaak is de geboden informatie helemaal niet compleet, onduidelijk of zelfs tegenstrijdig. Rest de schone taak uit te zoeken hoe de vork nu echt in de steel zit. Vragen van communicatie roepen daardoor weer vragen op binnen de projectorganisatie die dachten alles in kannen en kruiken te hebben. Wanneer de gewenste informatie volledig en in ‘jip en janneke-taal’ is afgestemd met de projectorganisatie kan het formuleren van een tekst beginnen.

Irritatie alom
Al deze afstemming kost veel tijd en levert vaak irritatie op bij de projectorganisatie of bovengelegen besturingsorganen. “Kan communicatie niet gewoon een goede tekst maken?” en “Hoe kunnen al die vragen nu pas naar voren komen?” zijn veel gehoorde kreten in de organisaties waar ik heb rondgelopen. Ik wil daarop graag zeggen dat het wel degelijk mogelijk is om heel veel vragen al in een eerder stadium te ondervangen en om snel, goede communicatiemiddelen te leveren. Schakel daarvoor de communicatiemedewerkers in op het juiste niveau!

Zoek het hogerop
Zet communicatie standaard op de projectagenda, liefst al bij het opstellen van de projectopdracht (ook wel projectmandaat genoemd). Op deze manier is communicatie op de hoogte van de ontwikkelingen binnen het project en worden de vragen vanuit het eindgebruikersperspectief al vanaf het begin gesteld. Ook voor het grotere geheel is dit handig. Communicatie weet beter wat er speelt binnen de organisatie en lijntjes naar andere projecten zijn gemakkelijk gelegd. Op die manier kan communicatie over projecten heen gestroomlijnd worden.
Dit maakt communicatie effectiever, beter en sneller. Wat wil je nog meer?